Les pièges de la non-intégration de vos systèmes logiciels
mai 26, 2021Les intégrations logicielles sont nombreuses et variées. Que votre entreprise utilise le commerce électronique, les systèmes de vente au détail, les ventes, les outils de calendrier, etc., investir dans les bonnes intégrations logicielles est crucial pour le succès de votre entreprise. Les bonnes intégrations sont un élément clé pour assurer l’avenir de vos opérations et peuvent vous aider à tirer parti de votre succès actuel. Après tout, la mise en œuvre de nouveaux canaux ou processus pour tirer parti de nouvelles opportunités de croissance est primordiale pour rester pertinent dans cette ère numérique.
Voici quelques-uns des principaux domaines d’opportunité qui devraient être abordés :
- Commerce électronique direct au consommateur (DTC)
Investir dans les intégrations appropriées (ex. Amazon, Shopify et Magento) pour votre activité de commerce électronique permettra d’éliminer une grande partie des interventions manuelles, telles que :
– La création de catalogues de produits avec des informations marketing et des images.
– L’accès aux portails pour mettre à jour les niveaux d’inventaire ; pour obtenir des commandes de vente ; etc.
– Traitement manuel des commandes :
o Duplication des efforts pour recréer la commande de vente dans le système PGI pour l’exécution ;
▪ ou
o Sauter complètement le processus de commande du système PGI et traiter manuellement l’exécution en dehors du système PGI.
– Saisir les informations de la commande dans le système du transporteur pour les informations de l’étiquette de suivi.
– Mettre à jour le statut d’expédition de la commande de vente pour la quantité et les informations de suivi.
– Enregistrer manuellement les ventes et déduire les stocks.
- Traitement de détail autonome (grossistes, distributeurs de marques ayant leurs propres magasins de détail)
Abordez l’automatisation et l’intégration entre vos systèmes de vente en gros et au détail dans les domaines suivants :
– Téléchargement d’informations et d’images sur les produits.
– Partage des informations relatives aux achats entrants et à la logistique entrante.
– Vue consolidée des niveaux d’inventaire du back-office.
– Consolidation des achats entre les opérations de gros et de détail.
– Gestion de la demande du canal de vente au détail par le biais du processus d’exécution de la vente en gros.
– Intégration des ventes au détail et gestion des centres de coûts entre la vente en gros et la vente au détail.
– Disponibilité des stocks entre la vente en gros et la vente au détail.
- Traitement des échanges de documents électroniques (EDI)
Avec l’automatisation de l’EDI, tous les aspects des transactions EDI peuvent maintenant être entièrement automatisés par le PGI, ce qui élimine le besoin des processus manuels suivants :
– Accès à des portails tiers pour fournir et obtenir des données basées sur les documents EDI requis par vos partenaires commerciaux.
– Processus intensif en main-d’œuvre pour fournir au détaillant vos catalogues de produits, vos informations marketing, vos images et vos niveaux de stock.
– Accès aux portails pour mettre à jour les niveaux d’inventaire et obtenir les bons de commande des clients.
– Recréation manuelle des commandes de vente pour le traitement :
o Duplication des efforts pour recréer la commande de vente dans le système PGI pour le traitement.
▪ ou
o Sauter le processus de commande du système PGI et, à la place, traiter manuellement la commande de vente des portails en dehors du système PGI.
– Saisir à nouveau les informations de la commande dans le système du transporteur pour les informations de l’étiquette de suivi.
– Accéder à nouveau au portail pour mettre à jour le statut d’expédition de la commande de vente pour la quantité et les informations de suivi.
– Enregistrer manuellement les ventes.
– Déduire manuellement les stocks.
- Intégration du système de gestion d’entrepôt 3PL (WMS)
Une interface WMS 3PL peut rationaliser votre processus de réception, d’expédition et de contrôle des stocks afin d’éviter ces problèmes courants :
– La duplication des informations de style sur plusieurs systèmes.
– Versions de systèmes multiples des réceptions attendues à l’entrepôt.
– Préparation et livraison manuelles des informations de prélèvement à l’entrepôt.
– Traitement des documents relatifs aux réceptions des commandes arrivant à l’entrepôt.
– Processus de saisie de données pour enregistrer les informations d’expédition liées aux bordereaux de prélèvement envoyés.
– Main-d’œuvre coûteuse chargée de valider les niveaux d’inventaire de plusieurs systèmes entre le système PGI et le système d’inventaire tiers de l’entrepôt.
– Obligation pour vos équipes opérationnelles de travailler avec plusieurs systèmes au lieu d’une seule solution consolidée.
- Intégration de la gestion du style de vie des produits (PLM)
Les logiciels de gestion du style de vie des produits peuvent contribuer à assurer l’alignement de votre processus de conception et de création de produits :
– Évitez que plusieurs équipes de conception et techniques travaillent avec plusieurs processus différents et des systèmes non connectés.
– Mettez en place des flux de travail efficaces pour éviter la duplication des efforts et garantir l’exactitude des données.
– Éliminez le besoin de recréer manuellement les produits qui sont passés par le processus PLM.
– Établir un flux de travail clair qui fonctionne pour l’ensemble de l’équipe.
- Processus financier
Des systèmes financiers distincts nécessitent une duplication des efforts dans l’administration des données et des transactions de base ; l’intégration permet de réduire ces domaines coûteux :
– Enregistrement des ventes.
– Comptabilisation des recettes en espèces.
– Niveaux d’inventaire.
– Coût des marchandises vendues.
– Système unique de contrôle des taux de change, des fournisseurs et des comptes généraux.
Ce sont des problèmes courants rencontrés par les entreprises qui hésitent à investir dans de nouvelles intégrations et de nouveaux logiciels. Les interventions manuelles peuvent entraîner des inefficacités, des erreurs et, dans le pire des cas, des pannes de processus. Certaines entreprises sont également réticentes à introduire un nouveau flux de travail dans l’entreprise lorsque le volume d’un canal de vente particulier peut être incertain.
Les méthodes anciennes et fiables peuvent donner un faux sentiment de confort. Les ressources dédiées de longue date ont probablement maîtrisé les inefficacités et fournissent une solution adéquate pour s’en sortir. Malheureusement, en cas d’augmentation du volume des ventes, les entreprises se retrouvent à la traîne, essayant à la fois d’honorer les commandes et de maintenir un niveau élevé dans les classements des fournisseurs. Si ces ressources de longue date ne sont plus disponibles, ces entreprises peuvent-elles maintenir leur processus manuel et continuer à fournir des niveaux de service élevés ?
Lorsque l’opportunité se présente, il est souvent trop tard pour réaliser pleinement le potentiel et les entreprises se lancent alors dans une première saison mouvementée pour essayer de s’en sortir. Il est certain que le commerce électronique a fait progresser la nécessité d’être aussi rationalisé que possible avec le partage des informations sur les produits et les stocks, ainsi que la nécessité d’exécuter les commandes au taux d’efficacité le plus élevé. Il est important que tous les aspects de l’intégration des systèmes soient constamment examinés pour que votre entreprise puisse tirer parti des opportunités qui se présentent. Chaque processus d’entreprise doit être examiné afin de trouver des économies d’échelle et de positionner votre équipe pour le succès. En combinant les processus et l’automatisation avec vos partenaires commerciaux et divers systèmes, vous réaliserez des économies et augmenterez votre efficacité.
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