Un guide de haut niveau pour la mise en œuvre d’un PGI (progiciel de gestion intégré)

mai 11, 2021

Lorsque vous vous lancez dans l’adoption d’un PGI, le début du projet peut être le plus difficile.  Il vous a peut-être fallu des mois pour étudier votre entreprise, préparer vos besoins, obtenir le soutien de la direction et passer par le processus de sélection des fournisseurs, pour finalement choisir le fournisseur.  La partie la plus difficile reste à venir : la mise en œuvre du système logiciel choisi.

Comment y parvenir

Au début, le nombre de processus et de tâches à accomplir peut sembler écrasant. La clé du succès de la mise en œuvre réside dans la mise en place d’une stratégie qui vous permettra d’atteindre vos objectifs et de respecter votre calendrier. Il est essentiel de définir un processus qui englobe toutes les phases du projet et de décomposer les éléments en petites tâches.

La mise en œuvre du logiciel exige de l’expérience, de la patience et du soutien, car il s’agit d’un effort combiné entre l’entreprise et le fournisseur du logiciel pour s’assurer que les deux équipes sont prêtes à travailler ensemble avec succès pour atteindre leur objectif.

La méthodologie d’implémentation de Momentis utilise un ensemble éprouvé de phases par étapes, qui permettent une livraison réussie à travers de nombreux types différents d’implémentations de clients. Elle a été développée autour des meilleures pratiques et procédures dérivées d’années d’expérience pratique dans la gestion de projet, la mise en œuvre de produits et le développement de logiciels.

Momentis utilisera sa méthodologie de mise en œuvre des meilleures pratiques pour fournir les catégories suivantes de services afin de faciliter une mise en œuvre réussie des solutions logicielles de Momentis :

 

Lancer

• La réunion de lancement permet de présenter les membres de l’équipe, de discuter des différents rôles, d’examiner les produits livrables et de discuter de la méthodologie.
• Exemple de rôles :
• Chef de projet pour le client et le fournisseur afin de collaborer sur les livrables tout au long de la mise en œuvre du projet, y compris la période post-implantation.
• Sponsors exécutifs ; un pour le client et un pour le fournisseur.
• Les membres clés de l’équipe et les responsables du client et du fournisseur.
• Discuter des concepts du plan de projet et établir la cadence des rapports hebdomadaires.
• Participer à des discussions sur le calendrier.
• Conception
• Préparer les ateliers de conception de la solution avec les équipes.
• Examiner les exigences de chaque unité opérationnelle et déterminer comment la solution les unira.
• Examiner les exigences et les attentes en matière de matériel et d’infrastructure.
• Déterminer les procédures d’interface qui doivent faire partie de la solution.
• Déterminer les efforts de migration des données.
• Participer à des séances de lecture pour s’assurer que les processus d’affaires sont bien compris par le client et le fournisseur.
• Produire le document de conception de la solution – le but ultime de cette étape.
• L’accord sur le document de conception est essentiel pour garantir une compréhension commune des tâches du projet et de l’ensemble des produits livrables.
• Établir et revoir l’analyse des écarts.

Au cours de cette étape initiale, chaque équipe peut s’engager à exposer ses exigences et sa compréhension. Malgré leurs efforts, un certain niveau de détail n’est mis au jour qu’au cours de ces premières étapes de la phase de conception. Des lacunes dans la solution peuvent être révélées, nécessitant une discussion, une résolution et un achèvement avant d’aller plus loin. L’approbation et la signature officielle par le représentant de l’entreprise constituent une étape cruciale du projet. Ces informations serviront de base à la solution proposée.

 

Construction

• La construction implique la finalisation de la solution.
• La configuration des données du système de base est finalisée.
• Si nécessaire, le développement et la personnalisation sont programmés et réalisés.
• Les rapports sont établis.
• Les tests du fournisseur sont effectués et les travaux sont refaits si nécessaire.

Déploiement du site

• L’installation et l’accès au système sont fournis au client.
• Les tests et les opérations en direct sont mis en place.
• Les efforts de migration des données ont lieu.
• Les programmes de formation sont convenus et réalisés.
• L’assistance pour les tests d’acceptation par les utilisateurs est fournie.

 

Clôture

• La communication finale et la coordination de toutes les tâches connexes menant à la transition finale et au traitement en direct du nouveau PGI.
• Cette étape commence à la fin de l’étape de déploiement – la phase des tests d’acceptation par les utilisateurs (UAT).
• Une fois que l’UAT a été mené à bien, votre entreprise peut aller de l’avant avec un nouveau PGI.
• Les tâches prévues pour la migration finale des données sont fournies, les tâches de découpage sont examinées et les équipes sont informées des attentes.
• Le chargement final des données et les migrations de données sont effectués, vérifiés et le traitement en direct peut commencer.
• Les équipes de projet et de soutien de Momentis sont présentes pendant le processus en direct, aidant la communauté d’utilisateurs au besoin et assurant une transition réussie.

 

Après le projet

• Une fois que l’entreprise a acquis de l’expérience et de la confiance dans le nouveau système par la répétition, une réflexion post-projet devrait être programmée des semaines à des mois après la mise en œuvre.
• L’objectif est de s’assurer que les attentes ont été satisfaites et de discuter de toute lacune ou phase restante qui a été déterminée comme devant être traitée après la mise en service.
• Les plans de croissance future et les nouveaux défis doivent être discutés.
• Enfin, la relation entre l’entreprise et le fournisseur se poursuit sous la forme d’un partenariat où les deux parties s’efforcent activement de tirer profit de cette relation.

 

Le processus de mise en œuvre d’un PGI comporte de nombreuses étapes et tâches clés qui exigent la coopération et le dévouement du client et du fournisseur. Avec plusieurs sous-tâches et éléments de travail à chaque étape du plan de projet, ce schéma n’est que la partie émergée de l’iceberg. En faisant appel à un fournisseur de solutions PGI expérimenté pour vous guider dans ce processus apparemment écrasant, vous vous assurez que votre mise en œuvre sera menée à bien avec succès et avec un minimum d’anxiété.

Que vous soyez intéressé par un système PGI entièrement nouveau ou que vous envisagiez de changer de fournisseur de logiciel, Momentis peut vous aider. Contactez nous aujourd’hui pour plus d’informations.

 

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Le système PGI Momentis a été développé pour les marques de mode, de vêtements, de chaussures et d’accessoires, le textile, les grossistes et les distributeurs.  Momentis automatise et rationalise les processus de la conception à la livraison – gestion du cycle de vie des produits (PLM), approvisionnement et logistique, gestion des stocks, gestion de l’entrepôt, gestion des commandes et finances – et s’intègre de façon transparente avec les principaux fournisseurs B2C, 3PL, points de vente et autres tierces parties en utilisant l’EDI et les API. La suite logicielle Trenza est la toute dernière solution qui permet à votre PGI de communiquer efficacement avec des solutions B2B (Business to Business) et B2C (Business to Consumer), telles que Boutique Trenza, Vente Trenza, Trenza BI, Amazon, Shopify, Big Commerce, Salesforce Commerce Cloud, Joor, NuOrder, etc.